Ответ на FDA Form 483

Инспекция закончилась, инспектор вручил вам Form 483, в комнате тишина. То, что произойдёт в следующие пятнадцать рабочих дней, определит исход сильнее, чем всё, что происходило во время самой инспекции.

Почему пятнадцать рабочих дней

Заявленная практика FDA такова: ответ на Form 483, полученный в течение 15 рабочих дней после завершения инспекции, будет рассмотрен до того, как агентство примет дальнейшие меры, – в том числе до выпуска Warning Letter.

Именно поэтому это окно так важно. После его закрытия агентство может действовать на основании одних лишь материалов инспекции. Внутри окна ваш ответ – часть материалов, по которым принимается решение.

Что такое Form 483 – и чем она не является

Form 483, Inspectional Observations, вручается инспектором руководству площадки по завершении инспекции. В ней перечислены условия, которые, по мнению инспектора, могут являться нарушениями Food, Drug and Cosmetic Act и связанных с ним нормативных актов.

Это не окончательное решение агентства о соответствии. Это не Warning Letter. Она не включает все обсуждения, проходившие во время инспекции, и может не включать всё, что отметил инспектор.

Отдельно инспектор составляет Establishment Inspection Report (EIR) – более полный описательный отчёт. Итоговая классификация инспекции – No Action Indicated (NAI), Voluntary Action Indicated (VAI) или Official Action Indicated (OAI). Ваш ответ влияет на эту классификацию.

Чек-лист на пятнадцать дней

Дни 0–2: локализовать и собрать команду

• Дословно перенесите каждое замечание в документ для отслеживания. Не пересказывайте – отвечать нужно именно на точную формулировку.
• Назначьте одного ответственного за ответ с полномочиями брать от имени площадки обязательства по действиям и срокам.
• Соберите команду: отдел качества, функциональный владелец каждого замечания и кто-то, кто присутствовал в комнате во время инспекции.
• Выявите замечания с возможным влиянием на продукцию. Если есть риск для уже реализованной продукции, оценка опасности для здоровья и решение о мерах на рынке идут по собственному графику, раньше ответа.
• Ничего не замораживайте преждевременно, но обеспечьте сохранность всех записей и систем, упомянутых в замечаниях.

Дни 3–7: установить первопричину

• Проведите полноценное расследование первопричины по каждому замечанию. «Человеческий фактор» – не первопричина; это место, где расследование остановилось.
• Ищите общую системную причину по всем замечаниям. Несколько находок, указывающих на одну слабую систему, – более сильная и честная история, чем пять несвязанных исправлений, и проверяющие FDA ищут именно это.
• Определите масштаб: распространяется ли проблема за пределы указанного случая? На другие серии, линии, продукты, площадки? Ответить на этот вопрос до того, как его задаст FDA, – самый сильный ход из доступных вам.
• Соберите доказательства по всему, что было исправлено ещё во время инспекции.

Дни 8–12: сформировать корректирующие и предупреждающие действия

• Для каждого замечания: немедленная коррекция, корректирующее действие, направленное на первопричину, и предупреждающее действие против повторения в других местах.
• Назначьте каждому действию конкретного ответственного и реалистичный срок. Сроки, которые вы сорвёте, хуже более длинных сроков, которые вы выдержите, – FDA проверяет исполнение.
• Определите, как и когда будет проверена эффективность.
• Проведите CAPA через собственную СМК. Действия, существующие только в письме-ответе, а не в вашей системе CAPA, станут замечанием следующей инспекции.

Дни 13–15: написать, проверить, подать

• Стройте ответ по замечаниям – в порядке и с нумерацией 483.
• Приложите доказательства выполненных действий – пересмотренные процедуры, записи об обучении, данные.
• Попросите человека, не участвовавшего в работе, прочитать ответ «с чистого листа» и отметить каждое неподтверждённое утверждение.
• Подпишите на уровне высшего руководства. Это обязательство организации, а не отдела качества.
• Подайте в районное управление (district office) по адресу, указанному в 483, и сохраните подтверждение даты подачи.

Что должен содержать каждый раздел ответа

По каждому замечанию:

1. Замечание – дословно.
2. Согласны ли вы, а если нет – доказательства вашей позиции.
3. Немедленные коррекции, уже выполненные, с доказательствами.
4. Первопричина и метод, которым она установлена.
5. Масштаб влияния – что ещё проверено и что обнаружено.
6. Корректирующие и предупреждающие действия – каждое с ответственным и сроком.
7. Проверка эффективности – как вы узнаете, что действия сработали, и когда это проверите.
8. Статус – выполнено, в работе со сроком или запланировано со сроком.

Ошибки, из-за которых 483 перерастает в нечто большее

Обещать сроки, которые вы не выдержите. FDA отслеживает обязательства. Сорванный срок из ответа – проблема доверия, которая переживёт исходное замечание.

Исправлять случай, а не систему. Если замечание касается одного неконтролируемого документа, а ваш ответ ставит под контроль только этот документ, вы сообщили агентству, что ваша система управления документацией по-прежнему не работает.

Пропускать вопрос масштаба. Оставленный без ответа вопрос «затрагивает ли это что-то ещё?» побуждает агентство предполагать худшее.

Оборонительная позиция без данных. Не соглашаться – законно. Не соглашаться без доказательств – значит показать, что вы не поняли замечание.

Молчание по замечанию. На каждый пронумерованный пункт нужен ответ, включая те, что кажутся мелкими.

Действия, которые так и не попали в СМК. Обязательства, данные в письме и отслеживаемые в электронной таблице, – это не система CAPA.

После ответа

Ожидайте продолжения. Агентство может запросить дополнительную информацию, а следующая инспекция почти наверняка проверит данные вами обязательства. Храните ответ, CAPA и доказательства эффективности вместе и в доступном виде – их у вас попросят, возможно, другой инспектор, который уже прочитал дело.

Неудобная часть

Большинство замечаний в 483 – не открытия. Это то, о чём кто-то внутри организации уже знал, говорил и не смог получить ресурсы: находки внутреннего аудита, закрытые без реальных действий, тренд отклонений, который никто не эскалировал, процедура, о расхождении которой с практикой знали все.

Это и есть аргумент в пользу пробной инспекции, проведённой правильно и заблаговременно: те же находки – но по вашему графику, без пятнадцатидневного отсчёта и без дела в FDA.