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Tier I・II・IIIの品質文書体系
著者： Manoj Kumar Verma約7分で読めます
要点
医薬品の品質文書は、慣例的に3つの階層で構成されます。Tier Iは方針の層（品質方針、品質マニュアル、サイトマスターファイル）、Tier IIは手順の層（方針をどのように実行するかを定める標準作業手順書（SOP））、Tier IIIは実行の層（証拠を生み出す作業指示書、様式、ログブック、バッチ記録）です。
どの品質システムにも文書の階層があります。ほとんどのシステムには二つあります。品質マニュアルに描かれた階層と、人々が実際に使っている階層です。
その二つのずれこそ、指摘事項が潜む場所です。
3つの階層
| 階層 | 含まれる文書 | 答える問い | 主な責任者 |
|---|---|---|---|
| I | 品質方針、品質マニュアル、サイトマスターファイル | 何を約束し、品質をどのように組織しているか | 拠点長／品質責任者 |
| II | 標準作業手順書（SOP） | 各プロセスをどのように、誰が実行するか | プロセスオーナー |
| III | 作業指示書、様式、ログブック、BMR/BPR、記録 | 実際に何が行われたかの証拠 | 作業者とその監督者 |
Tier I — 方針の層
Tier Iの文書は、意図と構造を示します。分量は短く、改訂はまれで、拠点の最上位レベルで承認されます。
品質方針は、コミットメントの表明です。品質マニュアルは品質マネジメントシステムを記述するもので、その適用範囲、含まれるプロセス、プロセス間の相互作用、それぞれに付随する責任を定めます。サイトマスターファイルは、拠点そのものをGMPの観点から記述します。
Tier Iは、査察官が期待水準を定める場所です。品質マニュアルに記載されたマネジメントレビューのサイクルを拠点が実施していなければ、その下にあるすべてが疑わしくなります。
Tier II — 手順の層
SOPはシステムの実務の中心です。CAPA、逸脱、変更管理、規格外試験結果（OOS）、自己点検、教育訓練、文書管理、供給業者の適格性評価、苦情、回収、データインテグリティなどです。
主な失敗パターンは二つです。
実態ではなく理想を記述した手順書。 誰かがプロセスがあるべき姿を文書化し、現場はこれまでどおりのやり方で運用を続けます。そのずれは、監査で記録をたどり、本来それを管理しているはずの手順書に行き着くまで見えないままです。
互いに矛盾する手順書。 別々の部門が1年違いで作成した二つのSOPが、異なる逸脱分類の期限を定めています。どちらも現行版で、どちらも承認済みです。
どちらも文書作成の問題ではありません。どちらも構造の問題です。だからこそ、階層構造を真剣に扱う価値があるのです。
Tier III — 実行の層
Tier IIIは証拠が生み出される場所です。作業指示書、様式、ログブック、製造記録（BMR）、包装記録（BPR）、清掃記録、校正記録、教育訓練記録などです。
EU GMP第4章は、ここで有用な区別をしています。何をすべきかを示す指図型の文書と、何が行われたかを記録する記録型の文書の区別です。Tier IIIには両方が含まれ、その対応関係が重要です。対応する記録のない指図は証拠を生まず、管理する指図のない記録は、誰も規定していない何かの証拠を生み出すことになります。
階層が実際に重要である理由
整理整頓のためではありません。三つの具体的な理由があります。
トレーサビリティ。 監査員はバッチ記録の記載を一つ選び、上位へたどります。どの作業指示書がこの工程を管理していたか、どのSOPがその作業指示書を管理しているか、品質マニュアルのどの節がそのプロセスを約束しているか。つながりが保たれていれば、システムには一貫性があります。途切れていれば、拠点自身も気づいていなかったギャップを見つけたことになります。
変更の影響。 SOPが変更されたとき、階層を見れば、どの様式、作業指示書、記録が影響を受けるかが分かります。階層がなければ、変更は人の記憶に頼って伝わることになります。
孤立文書の防止。 上位の何にもたどれない文書は、どのシステムにも蓄積します。それらはほぼ例外なく、時間的な制約のもとで、変更管理が提供できるより早く管理文書を必要とした人によって作られます。
4階層、2階層、別の名称
多くの組織は、Tier IIIを作業指示書と記録に分けて4階層を使っています。ISOの影響を受けたシステムでは、方針／手順／作業指示書／記録という区分がよく使われます。小規模な拠点では2階層にまとめることもあります。
いずれも問題ありません。階層の数が要点ではありません。重要なのは次の点です。
- 構造が文書管理手順の中で定義されていること。
- すべての文書の種類に、その中での明確な位置があること。
- すべての文書が親文書を参照していること。
- その構造が、理想ではなく人々が実際に使っているものであること。
査察官のたどり方
通常は、まず下へ、次に上へとたどります。最初は下へ向かい、品質マニュアル、次に審査対象のシステムのSOP、そしてそのSOPが生み出す記録を確認して、拠点が何をしていると述べているかを理解します。次に特定の記録から上へ向かい、文書化されたシステムと実際の運用が同じシステムであるかを確かめます。
指摘事項が見つかるのは、二度目の確認の方です。
正しい順序での構築
新規拠点や再構築中のシステムでは、次の順序がうまく機能します。
- 最初に文書管理手順を定めます。 番号体系、階層、レビューサイクル、承認経路を定めるものであるため、他の手順書を適切に作成する前に存在していなければならない唯一のSOPです。
- Tier Iを起草し、適用範囲と構造を確立します。
- Tier IIの全体像を洗い出します。 規制上の経路と業務が必要とするすべての手順書を、どれかを書き始める前に一覧化します。この全体像が矛盾を防ぎます。
- 依存関係の順に手順書を作成します。 他から参照される手順書から始めます。
- Tier IIIは親となる手順書と並行して作成し、決して後回しにしません。SOPの後に設計された様式は、手順書が求めるものではなく、記録しやすいものを記録しがちです。
- 教育訓練を行い、次にトレース演習を実施します。 記録を一つ選び、階層を上へたどり、途切れた箇所を修正します。監査員が行う前に実施してください。
品質システムの強さは、その下にある構造の強さで決まります。個別の成果物として書かれた文書は、ただの文書の集まりになります。構造の中に組み込んで書かれた文書は、システムになります。
よくある質問
よくある質問
3階層モデルは規制要件ですか？
いいえ。これは業界の慣例であり、規制ではありません。GMPは、文書が存在し、管理され、正確で、取り出せることを求めており、EU GMP第4章と21 CFR Part 211 Subpart Jがその期待を定めています。しかし、どちらも特定の階層数や特定の命名方式を義務づけてはいません。このモデルが有用なのは、トレーサビリティを確保し孤立文書を防ぐからであって、査察官がその名称で求めてくるからではありません。4階層を使う組織もあれば、2階層の組織もあります。重要なのは、構造が定義され、文書化され、実際に守られていることです。
SOPと作業指示書の違いは何ですか？
SOPはプロセスを最初から最後まで記述するもので、何を、誰が、どの順序で、どのような管理のもとで行うかを定め、通常は複数の役割や部門にまたがります。作業指示書は、特定の一つの作業の実施方法を、通常は一つの作業場所で一つの役割を対象に、解釈の余地なく従えるだけの詳細さで記述します。「逸脱を処理する」はSOPです。「打錠機の品種切り替えを行う」は作業指示書です。境界線は判断の問題であり、重要なのは、どこに線を引くかを文書管理手順で定めていることです。
サイトマスターファイルはどの階層に位置しますか？
Tier Iです。サイトマスターファイルは、特定の拠点における製造業者のGMP関連活動を記述するものです。会社と拠点の概要、人員、品質システム、構造設備と機器、文書、製造、品質管理、委託業務、流通、苦情と回収、自己点検が含まれます。品質マニュアルと並ぶ最上位文書であり、査察官が来訪前に読むことも多いため、拠点で最も影響力の大きい文書の一つです。
孤立文書とは何ですか？
存在し使われてはいるものの、上位の何にもたどれない文書のことです。どのSOPからも参照されていない様式、親となる手順書が改廃された作業指示書、管理された記録の役割を果たしている現場のスプレッドシートなどです。孤立文書は、監査員が記録を上位へたどってつながりが途切れたときに見つかるものです。変更管理のプロセスで作成できるより早く文書を必要とした人がいた、というのが通常の理由で、静かに蓄積していきます。